Tietosuojailmoitus
1. Rekisterinpitäjä |
Helsingin yliopisto; Itä-Suomen yliopisto; Oulun yliopisto; Tampereen yliopisto; Turun yliopisto.
|
Helsingin yliopisto PL 4 (Yliopistonkatu 3) 00014 Helsingin yliopisto Puhelinvaihde: 02941 911 Y-tunnus 0313471-7
| |
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa |
Maria Stalter Ammatillinen jatkokoulutus Erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutus Lääketieteellinen tiedekunta / Helsingin yliopisto meilahti-specialist@helsinki.fi puh. 02941 26200
|
3. Tietosuojavastaava
|
|
4. Rekisterin nimi
|
Erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutuksen teoreettisen kurssimuotoisen koulutuksen hallinnointijärjestelmä (KOPI)
|
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
|
Teoreettisen kurssimuotoisen erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutuksen hallintailmoittamisjärjestelmä (KOPI) on yliopiston ulkopuolisten erikoislääkärikoulutusten ilmoittamis- ja hyväksyntäprosessiin pyörittämiseen rakennettu järjestelmä. Järjestelmän kautta ilmoitetaan, hyväksytään sekä julkaistaan yliopistojen ulkopuolisten tahojen järjestämät erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutukset. Järjestelmä on Helsingin yliopiston, Itä-Suomen yliopiston, Oulun yliopiston, Turun yliopiston sekä Tampereen yliopiston yhteinen.
Käsittelyperuste: Henkilötietojen käyttö perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä koulutuksen järjestäjän/ilmoittajan antamaan suostumukseen.
Sosiaali- ja terveysministeriön erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutusta säätelevän asetuksen (A56/2015, 6 § ja 7§), yliopistojen yhteisesti laatimien koulutusvaatimusten ja erikoisalakohtaisten opetussuunnitelmien mukaan erikoislääkärin/erikoishammaslääkärin koulutuksen suorittamiseksi lääkärin/hammaslääkärin on suoritettava yliopiston hyväksymä teoriakoulutus.
|
6. Rekisterin tietosisältö
| Käsittelemme järjestelmässä seuraavia henkilötietoja: - Pääkäyttäjien tunnistautumiseen vaadittavat yhteystiedot. Nämä tiedot ovat peräisin kunkin jäsenyliopiston käyttäjähallintarekistereistä ja saadaan kirjautumisen yhteydessä. - Kurssin ilmoittajan organisaatioyhteystiedot: nimi, sähköposti ja joissain tapauksissa puhelinnumero. - Kurssien teoreettista sisältöä arvioivien vastuuhenkilöiden yhteystiedot.
Sekä pääkäyttäjien että kurssisisältöjä arvioivien vastuuhenkilöiden tietoja säilytetään järjestelmässä niin kauan, kun henkilö toimivat rooleissaan. Tietojen lisäämisestä ja poistamisesta vastaavat järjestelmän pääkäyttäjät.
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen meilahti-specialist@helsinki.fi, tai soittamalla Meilahden Opiskelijapalveluihin sen aukioloaikoina.
|
7. Säännönmukaiset tietolähteet
|
Tiedot rekisteriin saadaan koulutustilaisuuden järjestäjältä kun hän täyttää sähköisen hakulomakkeen KOPI-järjestelmässä. |
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät
|
Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: ☒ Ei ☐ Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä:
Ei luovuteta säännönmukaisesti. Järjestelmän pääkäyttäjillä on oikeus selailla toisen sopimusyliopiston hallinnoimia koulutushakemuksia, mutta muokkausoikeudet rajoittuvat kunkin sopimusyliopiston omalla hallinta-alueella käsiteltäviin koulutushakemuksiin.
|
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
| Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle: ☒ Ei ☐ Kyllä, mihin:
|
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
| A manuaalinen aineisto
-
|
B sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tiedot kerätään KOPI-järjestelmän kautta. Tiedot tallennetaan järjestelmän sähköiseen tietokantaan, joka on järjestelmän toimittajan (EXOVE Oy) palvelimella. Tietoja pääsevät muokkaamaan kunkin yliopiston hallinta-alueella Helsingin, Itä-Suomen, Oulun, Tampereen ja Turun yliopiston pääkäyttäjät, jolle on myönnetty käyttöoikeudet järjestelmään.
| |
11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
|
Kurssi-ilmoitusten mukana annetut yhteystiedot poistetaan viiden vuoden jälkeen. Sekä pääkäyttäjien että kurssisisältöjä arvioivien vastuuhenkilöiden tietoja säilytetään järjestelmässä niin kauan, kun henkilö toimivat rooleissaan. Tietojen lisäämisestä ja poistamisesta vastaavat järjestelmän pääkäyttäjät.
|
12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle
|
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien: ☒ Ei ☐ Kyllä, mihin:
|
13. Rekisteröidyn oikeudet
|
Tietoja käytetään tilastollisia tarkoituksia varten. Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) nojalla oikeus tietojensa tarkastamiseen, oikaisuun, käsittelyn rajoittamiseen, käsittelyn vastustamiseen ja oikeus valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle.
Kansallisen tietosuojalain tullessa voimaan näitä oikeuksia voidaan rajoittaa tilastollisten aineistojen keräämisen mahdollistamiseksi (HE 9/2018). |